Benutzerkategorien werden in der Erstkonfiguration angelegt und werden üblicherweise nur vom Administrator bearbeitet.
In einer Benutzerkategorie legen Sie einerseits fest, auf welche Programmoptionen der Benutzer Zugriff haben darf und anderseits, ob der Benutzer nur Lese-Rechte erhält oder auch Dateien bearbeiten darf.
Es können 20 Ebenen für verschiedene Zugriffs-Rechte angelegt werden, obwohl normalerweise 3 bis 5 Ebenen reichen. Diese werden entsprechend der Struktur Ihrer Organisation festgelegt.
Zuerst stellt sich die zentrale Frage nach Ihrer Firmenstruktur:
Welche Kategorien (wie viele Ebenen) von Benutzern braucht Ihre Organisation?
Eine Ebene sollte einem Nutzerprofil entsprechen, das auf mehrere Benutzer zutrifft. z.B. Einkauf oder Buchhaltung.
Die meisten Organisationen kommen mit einem von folgenden zwei Beispielen aus:
Organisation mit einem Standort:
1. Ebene Administrator alle Rechte.
2. Ebene Standort-Administrator kann fast alles, außer z.B. Konfigurationen durchführen.
3. Ebene Standort-User (lokaler Nutzer) Leser: kann alles ansehen, aber nichts ändern.
Organisation mit mehreren Standorten:
1. Ebene Verwaltungs-Administrator alle Rechte
2. Ebene Verwaltungs-User kann alles standortübergreifend ansehen aber nichts
ändern.
3. Ebene Standort-Hauptadministrator alle Rechte für den Standort
4. Ebene Standort-Administrator fast alle Rechte für den Standort, außer z.B.
Konfigurationen durchführen
5. Ebene Standort-User Leser: kann alles an seinem Standort ansehen, aber nichts
ändern.
Neue Benutzerkategorie anlegen
Wählen Sie „Neuen Eintrag anlegen“. Sie gelangen auf folgende Seite:
Geben Sie als erstes die Benennung des Benutzerkategorie ein, z.B. "Buchhaltung" oder hier im Beispiel „Standortuser“.
Anschließend geben Sie die Rechte-Ebene ein.
Standort-Rechte:
Das ist die Grob-Definition der Zugriffsrechte der verschiedenen Benutzerkategorien.
Sie sind vorprogrammiert und stellen sich folgend dar:
Die Benutzer-Kategorie mit diesem Standort-Recht darf auf alle Standorte und deren Kostenstellen zugreifen, entsprechend wie Sie es im nächsten Schritt „Benutzerverwaltungs-Rechte“ definieren.
Mit diesem Standort-Recht greift man nur auf bestimmte Standorte und all deren Kostenstellen zu, entsprechend wie Sie es im nächsten Schritt „Benutzerverwaltungs-Rechte“ definieren.
Mit diesem Standort-Recht greift man nur auf definierte Standorte und auch nur auf definierte Kostenstellen zu, entsprechend wie Sie es im nächsten Schritt „Benutzerverwaltungs-Rechte“ festlegen.
Benutzerverwaltungs-Rechte
Hier legen Sie mit einem grünen Häkchen fest, welche Programmoptionen die Benutzergruppe nutzen darf.
Achtung:
Benutzerkategorien, Vertrags-Typen, Datensicherung und Einstellungen sind Programmeinstellungen und nicht notwendige Optionen für die normale Nutzung des Programmes. Daher empfehlen wir, den Zugriff auf diese Bereiche auf den Administrator zu beschränken. (Kapitel Erstkonfiguration).
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